Organiser les documents et informations pour les retrouver rapidement, les partager correctement, gérer les versions et assurer un archivage fiable.
Fondamentaux
DMS – Fondamentaux
Comprendre les principes de base de la gestion des données et documents, indépendamment des outils utilisés.
MODCODE: MODADMDMS001
Durée indicative : 1 heure
Pré-requis : Aucun
À l’issue du module, le participant est capable de :
- Expliquer ce qu’est un DMS dans une logique simple et tool‑agnostic.
- Distinguer donnée, document et information.
- Identifier pourquoi une gestion structurée des documents et données est importante en PME.
- Reconnaître les problèmes fréquents liés aux fichiers dispersés, versions multiples et informations introuvables.
- Appliquer quelques principes de base pour mieux nommer, classer, retrouver et partager l’information.
Cycle de vie des données et documents
Apprendre les différentes étapes de vie d’un document, de sa création à sa suppression ou archivage.
MODCODE: MODADMDMS002
Durée indicative : 1 heure
Pré-requis : MODADMDMS001
À l’issue du module, le participant est capable de :
- Expliquer ce qu’est le cycle de vie d’un document ou d’une donnée.
- Identifier les grandes étapes : création, usage, modification, validation, partage, conservation, archivage, suppression.
- Reconnaître les risques liés à chaque étape du cycle de vie.
- Appliquer des règles simples pour éviter les doublons, mauvaises versions et documents obsolètes.
- Distinguer ce qui doit rester actif, être archivé ou être supprimé.
Rôles et responsabilités DMS
Clarifier qui est responsable de quoi dans la gestion des données et documents.
MODCODE: MODADMDMS003
Durée indicative : 1 heure
Pré-requis : MODADMDMS001
À l’issue du module, le participant est capable de :
- Expliquer pourquoi les rôles DMS doivent être clarifiés, même dans une petite structure.
- Distinguer les responsabilités principales : créer, valider, publier, utiliser, mettre à jour, archiver.
- Identifier les rôles minimaux utiles dans une PME : sponsor, responsable, référent, contributeur, utilisateur.
- Repérer les zones grises qui créent doublons, mauvaises versions ou documents obsolètes.
- Construire une répartition simple des responsabilités DMS sur un cas concret.
Règles de base & Single Source of Truth
Mettre en place des règles simples pour garantir une source d’information fiable et unique.
MODCODE: MODADMDMS004
Durée indicative : 1 heure
Pré-requis : MODADMDMS001
À l’issue du module, le participant est capable de :
- Expliquer le principe de Single Source of Truth
- Identifier les situations où plusieurs versions ou sources créent de la confusion.
- Définir des règles de base pour nommer, stocker, valider et partager les documents importants.
- Distinguer une source de référence d’une copie de travail, d’un brouillon ou d’une archive.
- Proposer une règle MVG pour rendre l’information plus fiable sans créer de lourdeur.
Mise en œuvre
Gouvernance DMS pour PME (MVG)
Définir une gouvernance pragmatique et proportionnée adaptée aux PME.
MODCODE: MODADMDMS005
Durée indicative : 2 heures
Pré-requis : MODADMDMS001
À l’issue du module, le participant est capable de :
- Expliquer ce qu’est une gouvernance DMS pragmatique dans une PME.
- Distinguer gouvernance utile et sur‑gouvernance documentaire.
- Identifier les décisions minimales à prendre : règles, rôles, validations, priorités et revues.
- Construire un cadre MVG simple pour maintenir les documents et données importants.
- Définir une première version de gouvernance DMS adaptée à une équipe ou une PME.
Architecture de l’information
Structurer les données et documents de manière logique, cohérente et orientée utilisateurs.
MODCODE: MODADMDMS006
Durée indicative : 2 heures
Pré-requis : MODADMDMS001
À l’issue du module, le participant est capable de :
- Expliquer ce qu’est une architecture de l’information en contexte DMS.
- Identifier les problèmes causés par une structure documentaire confuse.
- Concevoir une structure simple, logique et orientée utilisateurs.
- Définir des principes de classement, nommage, navigation et regroupement.
- Construire une première architecture DMS MVG pour un périmètre limité.
Introduction du DMS en mode projet
Aborder l’introduction d’un DMS comme un projet structuré (phases, acteurs, risques).
MODCODE: MODADMDMS010
Durée indicative : 2 heures
Pré-requis : MODADMDMS001
À l’issue du module, le participant est capable de :
- Expliquer pourquoi l’introduction d’un DMS doit être traitée comme un projet, et non comme un simple rangement documentaire.
- Identifier les phases principales d’un projet DMS PME : cadrage, diagnostic, conception, pilote, déploiement, adoption et amélioration.
- Clarifier les rôles nécessaires : sponsor, responsable projet, référents métiers, utilisateurs clés, support et décideurs.
- Repérer les principaux risques d’un projet DMS : périmètre flou, sur‑complexité, faible adoption, migration confuse, règles non tenues.
- Construire un plan de lancement DMS MVG pour un périmètre limité.
Change management & adoption utilisateurs
Favoriser l’adoption du DMS par les utilisateurs et accompagner le changement.
MODCODE: MODADMDMS011
Durée indicative : 2 heures
Pré-requis : MODADMDMS001
À l’issue du module, le participant est capable de :
- Expliquer pourquoi l’adoption utilisateurs est un facteur clé de réussite d’un DMS.
- Identifier les freins typiques à l’adoption : habitudes, manque de clarté, faible valeur perçue, double système, surcharge.
- Définir des actions MVG pour accompagner le changement sans dispositif lourd.
- Construire un mini‑plan d’adoption DMS : messages, relais, formation courte, support, retours terrain.
- Définir des signaux simples pour suivre l’usage et ajuster l’accompagnement.
Pilotage & conformité
Gestion documentaire ISO / conformité
Maîtriser la gestion documentaire selon les exigences ISO et réglementaires.
MODCODE: MODADMDMS008
Durée indicative : 2 heures
Pré-requis : MODADMDMS001
À l’issue du module, le participant est capable de :
- Expliquer pourquoi la gestion documentaire devient plus exigeante dans un contexte ISO ou conformité.
- Identifier les éléments documentaires à maîtriser : version, validation, accès, diffusion, conservation, retrait.
- Distinguer document actif, document maîtrisé, preuve, enregistrement et archive.
- Appliquer une approche MVG pour rendre la gestion documentaire plus conforme sans bureaucratie excessive.
- Évaluer un petit ensemble de documents selon une checklist de maîtrise documentaire.
Archivage, conservation et purge
Gérer correctement l’archivage, les durées de conservation et la suppression des documents.
MODCODE: MODADMDMS009
Durée indicative : 2 heures
Pré-requis : MODADMDMS001
À l’issue du module, le participant est capable de :
- Expliquer la différence entre document actif, archive, document obsolète et document à supprimer.
- Identifier pourquoi l’archivage, la conservation et la purge sont importants dans une PME.
- Définir des règles MVG pour conserver les documents utiles sans tout garder indéfiniment.
- Repérer les risques liés aux anciennes versions visibles, aux archives non maîtrisées et aux suppressions non décidées.
- Construire une première matrice simple de conservation / archivage / purge pour un périmètre documentaire limité.
Optimisation
Qualité des données
Améliorer la fiabilité, la cohérence et l’actualisation des données.
MODCODE: MODADMDMS007
Durée indicative : 2 heures
Pré-requis : MODADMDMS001
À l’issue du module, le participant est capable de :
- Expliquer ce que signifie “qualité des données” en contexte PME.
- Identifier les principaux problèmes : données incomplètes, incohérentes, obsolètes, dupliquées ou non fiables.
- Distinguer les dimensions simples de qualité : exactitude, complétude, cohérence, actualité, unicité et utilisabilité.
- Appliquer des règles MVG pour améliorer progressivement la qualité des données.
- Construire un mini‑plan d’amélioration sur un jeu de données ou une liste utilisée au quotidien.
Automatisation des processus documentaires
Identifier et mettre en œuvre des automatisations simples pour gagner en efficacité.
MODCODE: MODADMDMS012
Durée indicative : 2 heures
Pré-requis : MODADMDMS001
À l’issue du module, le participant est capable de :
- Expliquer ce qu’est une automatisation documentaire simple, en restant tool‑agnostic.
- Identifier les processus documentaires répétitifs qui peuvent être automatisés sans complexité excessive.
- Distinguer automatisation utile, automatisation prématurée et automatisation risquée.
- Définir les prérequis nécessaires : structure documentaire, règles, rôles, qualité des données et source officielle.
- Construire un mini‑cas d’automatisation documentaire avec déclencheur, action, responsable, contrôle et limite.
Futur & innovation
DMS & Intelligence Artificielle (assistants)
Comprendre comment l’IA peut assister la recherche et l’utilisation des documents.
MODCODE: MODADMDMS013
Durée indicative : 1 heures
Pré-requis : MODADMDMS001
À l’issue du module, le participant est capable de :
- Expliquer comment un assistant IA peut aider à rechercher, résumer et exploiter des documents dans un contexte DMS.
- Identifier les conditions nécessaires pour obtenir des réponses utiles : documents fiables, source officielle, qualité des données, accès maîtrisés.
- Reconnaître les limites et risques principaux : réponses inexactes, mauvaise source, documents obsolètes, confidentialité, sur‑confiance.
- Définir des règles MVG pour utiliser un assistant IA avec des documents d’entreprise.
- Formuler une première checklist de décision : “peut-on utiliser l’IA sur ce type de document ?”
Gouvernance IA & gestion des risques (pont DMS / IA)
Appliquer la gouvernance de l’IA aux données et documents de l’entreprise. Le module aide à définir des règles simples pour limiter les risques liés à l’usage de l’IA sur l’information — confidentialité, qualité, conformité — en lien avec le DMS.
MODCODE: MODADMDMS014
Durée indicative : 1 heures
Pré-requis : MODADMDMS001 + MODADMDMS013
À l’issue du module, le participant est capable de :
- Expliquer pourquoi l’usage de l’IA sur des documents d’entreprise nécessite une gouvernance minimale.
- Identifier les principaux risques liés au pont DMS / IA : confidentialité, qualité de l’information, documents obsolètes, sur‑confiance, conformité.
- Définir des règles MVG pour décider quels documents peuvent être utilisés avec l’IA, sous quelles conditions et avec quelle validation.
- Clarifier les rôles nécessaires : sponsor, responsable métier, référent DMS, référent IA, utilisateur, valideur.
- Construire une grille simple de décision : usage IA autorisé / autorisé sous conditions / non autorisé.