Rendre les façons de travailler claires et applicables grâce à des processus simples, des standards pragmatiques et une documentation minimale utile.
Fondamentaux
Processus en PME – pourquoi formaliser et quand
Comprendre l’intérêt des processus en PME : réduire erreurs, dépendances et pertes de temps. Savoir choisir quoi formaliser, avec priorité aux activités répétitives et critiques.
MODCODE: MODADMPRO001
Durée indicative : 1 heure
Pré-requis : Aucun
À l’issue du module, le participant est capable de :
- Expliquer ce qu’est un processus en PME et pourquoi il peut être utile de le formaliser.
- Distinguer processus, activité, tâche, SOP, checklist, standard et contrôle.
- Identifier les situations où une formalisation légère est utile : activité répétitive, critique, source d’erreurs, dépendance à une personne, besoin de continuité.
- Appliquer une logique MVG pour décider quoi formaliser et quoi laisser informel.
- Définir une première action simple pour rendre un processus plus clair, sans créer de bureaucratie.
SOP “just enough” – documentation minimale utile
Définir une documentation proportionnée : quoi documenter, quoi éviter, format court. Créer des SOP compréhensibles et maintenables en PME.
MODCODE: MODADMPRO003
Durée indicative : 1,5 heures
Pré-requis : MODADMPRO001
À l’issue du module, le participant est capable de :
- Expliquer ce qu’est une SOP “just enough” dans une PME.
- Identifier ce qui mérite d’être documenté et ce qui peut rester implicite.
- Distinguer SOP, checklist, standard et guide détaillé.
- Appliquer une approche MVG pour définir une documentation courte, utile et maintenable.
- Évaluer si une SOP est compréhensible, actionnable, à jour et validée simplement.
Cartographie simple d’un processus (entrée → sortie)
Cartographier un processus de façon simple : étapes, acteurs, entrées/sorties, points de friction. Produire une vue claire utilisable par l’équipe.
MODCODE: MODADMPRO002
Durée indicative : 2 heures
Pré-requis : MODADMPRO001
À l’issue du module, le participant est capable de :
- Expliquer le rôle d’une cartographie simple de processus dans une PME.
- Identifier les éléments essentiels d’un processus : entrée, sortie, étapes, acteurs et irritants.
- Distinguer une cartographie simple d’un processus d’une méthode BPM, Lean, Six Sigma ou d’une cartographie exhaustive.
- Appliquer une approche MVG pour représenter un processus de manière courte, lisible et utilisable par l’équipe.
- Construire une vue partagée du déroulement d’un processus, sans produire encore une SOP complète.
- Évaluer si une cartographie est assez claire pour préparer une SOP, une checklist ou une amélioration simple.
Mise en œuvre
Créer une SOP + checklist opérationnelle (atelier)
Construire une SOP courte et une checklist utile à partir d’un cas réel. Définir critères de qualité, validation et version simple.
MODCODE: MODADMPRO005
Durée indicative : 2 heures
Pré-requis : MODADMPRO003
À l’issue du module, le participant est capable de :
- Expliquer le rôle d’une SOP courte et d’une checklist opérationnelle dans une PME.
- Identifier les situations où une SOP et une checklist réduisent les erreurs, oublis, variations et dépendances.
- Distinguer une SOP courte, une checklist, une cartographie de processus, un standard minimal et une bibliothèque de SOP.
- Appliquer les principes “just enough” issus de MODADMPRO003 sans les réexpliquer entièrement.
- Construire deux livrables à partir d’un cas réel : une SOP courte et une checklist utile.
- Évaluer la qualité minimale d’une SOP : lisible, actionnable, validée et versionnée minimalement.
Rôles dans un processus (RACI light)
Clarifier les rôles par processus : responsable, contributeur, valideur, référent. Appliquer une logique RACI light sans complexité.
MODCODE: MODADMPRO007
Durée indicative : 1,5 heures
Pré-requis : MODADMPRO002
À l’issue du module, le participant est capable de :
- Expliquer pourquoi les rôles doivent être clarifiés dans un processus concret.
- Identifier les étapes d’un processus où les rôles sont flous, doublonnés ou absents.
- Distinguer responsable / owner, réalisateur, contributeur, valideur, référent et informé.
- Appliquer une logique RACI light à un processus déjà cartographié.
- Construire une vue simple “étape → rôle attendu” utilisable dans une SOP ou une checklist.
- Éviter les dérives : matrice complexe, cartographie de toute l’organisation, évaluation des personnes ou module RH.
Handover / passation – rendre le travail transférable
Mettre en place une passation simple : informations indispensables, documents, points d’attention, responsabilités. Réduire la dépendance à une personne.
MODCODE: MODADMPRO006
Durée indicative : 2 heures
Pré-requis : MODADMPRO001
À l’issue du module, le participant est capable de :
- Expliquer le rôle d’une passation dans la continuité opérationnelle d’une PME.
- Identifier les situations où une activité dépend trop d’une personne.
- Distinguer passation, SOP, onboarding RH, knowledge management et délégation.
- Structurer une passation courte avec les informations minimales utiles.
- Appliquer une approche MVG pour rendre un travail transférable sans créer de bureaucratie.
- Évaluer si une passation est utilisable, maintenable et reliée aux SOP existantes.
Mettre en place une bibliothèque de SOP (structure & règles)
Organiser les SOP : structure simple, conventions de nommage, accès, versioning minimal. Assurer que les SOP restent trouvables et à jour.
MODCODE: MODADMPRO008
Durée indicative : 2 heures
Pré-requis : MODADMPRO005
À l’issue du module, le participant est capable de :
- Expliquer le rôle d’une bibliothèque de SOP dans une PME.
- Identifier les problèmes liés aux SOP introuvables, obsolètes, doublonnées ou non maintenues.
- Distinguer une bibliothèque de SOP d’un DMS complet, d’une base de connaissances générale et d’un système qualité ISO.
- Structurer une bibliothèque simple avec peu de règles : classement, nommage, accès, version simple, propriétaire et revue.
- Appliquer une approche MVG pour rendre les SOP trouvables, utilisables et maintenables.
- Évaluer si une bibliothèque de SOP reste proportionnée, claire et utile pour l’amélioration continue.
Pilotage & conformité
Processus critiques & conformité – preuves minimales utiles
Identifier les processus critiques et définir la traçabilité minimale utile : preuves, validations, contrôles. Rester pragmatique et proportionné (non juridique).
MODCODE: MODADMPRO010
Durée indicative : 2 heures
Pré-requis : MODADMPRO004
À l’issue du module, le participant est capable de :
- Expliquer ce qu’est un processus critique dans une PME.
- Identifier les situations où une traçabilité minimale est utile.
- Distinguer preuve, validation, contrôle et trace.
- Appliquer une logique MVG pour définir quelles preuves minimales conserver.
- Évaluer si une preuve est proportionnée, utile, retrouvable et non bureaucratique.
- Décider quand un sujet doit sortir du module pour aller vers audit, conformité spécialisée, DMS ou conseil juridique.
Optimisation
Amélioration continue d’un processus (PME, sans lourdeur)
Mettre en place une boucle d’amélioration simple : retours terrain, irritants, actions courtes, mise à jour des SOP. Mesurer l’effet avec indicateurs légers.
MODCODE: MODADMPRO009
Durée indicative : 2 heures
Pré-requis : MODADMPRO004
À l’issue du module, le participant est capable de :
- Expliquer ce qu’est une boucle d’amélioration continue légère appliquée à un processus.
- Identifier les retours terrain, irritants, erreurs récurrentes et pertes de temps qui méritent une action.
- Distinguer irritant, cause probable, action courte, mise à jour de SOP et indicateur léger.
- Appliquer une démarche MVG pour améliorer ce qui gêne vraiment, sans lancer un programme lourd.
- Construire une mini-boucle d’amélioration : irritant → action courte → responsable → suivi → vérification → mise à jour.
- Évaluer si une amélioration doit déclencher une mise à jour de SOP, un point de contrôle ou une action séparée.
Approfondissement
Standard minimal & points de contrôle dans un processus
Définir des standards minimaux et des points de contrôle simples pour réduire erreurs et variabilité. Clarifier “quand vérifier” et “qui valide”.
MODCODE: MODADMPRO004
Durée indicative : 1,5 heures
Pré-requis : MODADMPRO002
À l’issue du module, le participant est capable de :
- Expliquer ce qu’est un standard minimal dans un processus PME.
- Expliquer ce qu’est un point de contrôle opérationnel simple.
- Identifier les étapes où les erreurs, oublis ou variations créent le plus de problèmes.
- Distinguer contrôle opérationnel simple, preuve de conformité, audit et contrôle interne avancé.
- Appliquer une logique MVG : contrôler ce qui compte, pas tout contrôler.
- Construire une première grille simple : standard minimal, moment de contrôle, responsable, critère de validation et action si écart.