Préserver et transmettre le savoir de l’entreprise : capitaliser l’expérience, structurer les connaissances et faciliter l’intégration des nouveaux collaborateurs.
Fondamentaux
Knowledge Management – fondamentaux (PME)
Comprendre le knowledge management en PME : objectifs, bénéfices, vocabulaire simple et principes de base. Savoir distinguer documents, données et connaissances.
MODCODE: MODADMKNO001
Durée indicative : 1,5 heures
Pré-requis : Aucun
À l’issue du module, le participant est capable de :
- Expliquer simplement ce qu’est le Knowledge Management en contexte PME.
- Distinguer les notions de base : information, donnée, document, connaissance, savoir-faire.
- Comprendre pourquoi le savoir ne doit pas rester uniquement dans la tête de quelques personnes.
- Identifier les situations où une connaissance mérite d’être captée, structurée ou transmise.
- Expliquer les bénéfices principaux du Knowledge Management : continuité, onboarding, réduction des recherches répétées, diminution des dépendances individuelles.
- Reconnaître les limites du module : il ne traite pas encore les outils, la gouvernance détaillée, l’architecture d’une base de connaissances, l’archivage complet ou l’IA.
Cycle de vie des connaissances (création → capitalisation → mise à jour)
Comprendre comment une connaissance naît, est captée, validée, diffusée, mise à jour puis archivée. Définir des règles simples pour éviter l’obsolescence.
MODCODE: MODADMKNO002
Durée indicative : 1 heure
Pré-requis : MODADMKNO001
À l’issue du module, le participant est capable de :
- Expliquer les grandes étapes du cycle de vie d’une connaissance.
- Distinguer création, capture, validation, diffusion, mise à jour et archivage.
- Comprendre pourquoi une connaissance devient obsolète si elle n’est pas revue.
- Identifier les responsabilités minimales nécessaires pour maintenir une connaissance utile.
- Repérer les signaux indiquant qu’une connaissance doit être mise à jour ou retirée.
- Relier le cycle de vie des connaissances aux modules de gouvernance KM, de base de connaissances et de rétention / archivage.
Documentation minimale utile (“just enough”)
Définir quoi documenter (et quoi éviter) pour rester utile : formats courts, règles simples, mise à jour réaliste. Produire une documentation proportionnée PME.
MODCODE: MODADMKNO003
Durée indicative : 1,5 heures
Pré-requis : MODADMKNO001
À l’issue du module, le participant est capable de :
- Expliquer ce que signifie “documentation minimale utile” en contexte PME.
- Distinguer ce qui mérite d’être documenté et ce qui ne doit pas l’être.
- Appliquer la logique MVG : documenter court, utile, maintenable et orienté usage.
- Choisir un format simple adapté au besoin : checklist, FAQ, fiche pratique, note de décision, exemple commenté.
- Identifier les risques de surdocumentation : manuel inutilisé, documentation obsolète, surcharge de maintenance.
- Éviter la confusion entre Knowledge Management et DMS.
- Prévoir une règle simple de mise à jour pour que la documentation reste fiable.
Wiki, DMS ou repository – quelle forme de connaissance est la plus adaptée ?
Distinguer document officiel, article de connaissance, note vivante et artefact versionné. Choisir la bonne forme de conservation selon l’usage, le risque et le besoin de mise à jour.
MODCODE: MODADMKNO011
Durée indicative : 1,5 heures
Pré-requis : MODADMKNO001 + MODADMDMS001 + MODTECREP001
À l’issue du module, le participant est capable de :
- Expliquer pourquoi toutes les connaissances ne doivent pas être conservées dans la même forme.
- Distinguer quatre formes principales : document officiel, article de connaissance, note vivante, artefact versionné.
- Identifier quand utiliser plutôt un DMS, un wiki, une base de connaissances ou un repository.
- Choisir une forme de conservation selon l’usage, le risque, la fréquence de mise à jour et le besoin de traçabilité.
- Éviter les confusions courantes entre document, connaissance, note de travail et artefact.
- Préparer les modules suivants : structuration de base de connaissances, templates KM et rédaction d’articles.
- Faire les ponts avec DMS et REP sans entrer dans la formation détaillée à ces thèmes.
Mise en œuvre
Structurer une base de connaissances (architecture KM)
Structurer le savoir de façon logique : rubriques, navigation, règles de nommage, tags simples. Faciliter la recherche et la réutilisation du savoir.
MODCODE: MODADMKNO004
Durée indicative : 2 heures
Pré-requis : MODADMKNO001
À l’issue du module, le participant est capable de :
- Expliquer pourquoi une base de connaissances doit être structurée avant d’être alimentée.
- Définir une architecture simple de base de connaissances adaptée à une PME.
- Construire des rubriques claires, orientées usage et non bureaucratiques.
- Concevoir une navigation simple pour faciliter la recherche.
- Définir des règles de nommage compréhensibles.
- Utiliser des tags limités et utiles, sans créer une taxonomie complexe.
- Identifier les responsabilités minimales de maintien.
- Distinguer une base de connaissances d’un DMS complet.
- Préparer la production de templates, articles, FAQ et notes de décision.
Templates KM (FAQ, How‑to, fiches pratiques)
Mettre en place des modèles simples pour capter le savoir : FAQ, guides courts, fiches “comment faire”. Assurer une qualité minimale et une mise à jour réaliste.
MODCODE: MODADMKNO005
Durée indicative : 1,5 heures
Pré-requis : MODADMKNO004
À l’issue du module, le participant est capable de :
- Expliquer pourquoi des templates KM sont utiles dans une PME.
- Distinguer plusieurs formats simples : FAQ, how-to, fiche pratique, checklist, exemple commenté.
- Choisir le bon template selon l’usage : répondre, expliquer, refaire, vérifier, illustrer.
- Définir les champs minimaux d’un template KM.
- Comprendre comment les templates réduisent les variations de qualité.
- Prévoir une mise à jour réaliste : responsable, date ou condition de revue, statut.
- Éviter de transformer chaque template en article complet.
- Préparer la rédaction détaillée d’articles de connaissance dans MODADMKNO012.
Rédiger des articles de connaissance – courts, utiles, maintenables
Rédiger des articles de connaissance simples : contexte, problème, réponse, exemple, responsable et date de revue. Favoriser des contenus courts, utiles et maintenables.
MODCODE: MODADMKNO012
Durée indicative : 2 heures
Pré-requis : MODADMKNO001
À l’issue du module, le participant est capable de :
- Expliquer ce qu’est un article de connaissance.
- Distinguer un article de connaissance d’une FAQ, d’une note de décision, d’une procédure officielle ou d’une note vivante.
- Rédiger un article court avec les éléments essentiels : contexte, problème, réponse, exemple, responsable, date de revue.
- Formuler un titre clair et trouvable.
- Écrire une réponse utile, actionnable et proportionnée PME.
- Ajouter un exemple pour rendre l’article plus compréhensible.
- Indiquer les limites d’usage de l’article.
- Prévoir une responsabilité et une revue réaliste.
- Éviter les articles trop longs, trop vagues ou impossibles à maintenir.
Maintenir des FAQ et des notes de décision
Créer et maintenir des FAQ et notes de décision pour conserver les réponses fréquentes et les arbitrages utiles. Rendre les décisions compréhensibles sans produire de documentation lourde.
MODCODE: MODADMKNO013
Durée indicative : 1,5 heures
Pré-requis : MODADMKNO001
À l’issue du module, le participant est capable de :
- Expliquer le rôle d’une FAQ dans une base de connaissances PME.
- Expliquer le rôle d’une note de décision dans la conservation des arbitrages.
- Distinguer FAQ, article de connaissance, note de décision et compte-rendu.
- Structurer une FAQ courte avec question, réponse, contexte, limite, responsable et revue.
- Structurer une note de décision avec décision, contexte, raison, date, responsable, limite et revue.
- Maintenir ces deux formats vivants sans créer une documentation lourde.
- Repérer quand une FAQ ou une note de décision doit être revue, fusionnée, archivée ou supprimée.
- Éviter de transformer les notes de décision en comptes-rendus longs.
Des notes vers une connaissance réutilisable
Transformer des notes personnelles ou d’équipe en éléments de connaissance réutilisables. Clarifier ce qui doit rester privé, partagé, validé ou archivé.
MODCODE: MODADMKNO017
Durée indicative : 1,5 heures
Pré-requis : MODADMKNO001 + MODADMLEA008
À l’issue du module, le participant est capable de :
- Expliquer pourquoi toutes les notes ne doivent pas devenir de la connaissance partagée.
- Distinguer une note personnelle, une note d’équipe, une note vivante et un bloc de savoir réutilisable.
- Identifier ce qui mérite d’être transformé en connaissance réutilisable.
- Appliquer quatre statuts simples : privé, partagé, validé, archivé.
- Transformer une note brute en bloc de savoir court, clair et réutilisable.
- Clarifier le contexte, l’usage, le responsable et la date ou condition de revue.
- Éviter de publier des notes non validées comme références.
- Faire le lien avec les articles de connaissance, FAQ, notes de décision et base de connaissances.
- Préserver une logique PME : utile, proportionnée, maintenable.
Construire un système personnel de connaissance – trouver, apprendre, structurer, retrouver
Construire un système personnel simple pour trouver des contenus utiles, organiser son apprentissage, structurer ses sources et connaissances, retrouver l’information et transformer progressivement ce qui est appris en éléments réutilisables.
MODCODE: MODADMKNO018
Durée indicative : 2 heures
Pré-requis : MODADMLEA003
À l’issue du module, le participant est capable de :
- Expliquer ce qu’est un système personnel de connaissance.
- Distinguer un système personnel de connaissance d’une autoformation ponctuelle.
- Identifier les composants essentiels : sources, notes, questions, actions, blocs de savoir, livrables, revue.
- Organiser ses sources de manière simple et retrouvable.
- Transformer une ressource trouvée en note utile.
- Transformer une note en bloc de savoir réutilisable.
- Relier apprentissage, action et livrable.
- Mettre en place une revue régulière légère.
- Éviter l’accumulation de notes, liens et fichiers non retrouvables.
- Appliquer des règles simples de nommage, statut et rangement personnel.
Onboarding & transfert de savoir (processus PME)
Structurer le transfert de connaissances : parcours d’onboarding, points clés, rôles (mentor/référent), supports minimaux. Réduire la dépendance à une seule personne.
MODCODE: MODADMKNO006
Durée indicative : 2 heures
Pré-requis : MODADMKNO001 + MODADMLEA001
À l’issue du module, le participant est capable de :
- Expliquer pourquoi l’onboarding est un sujet de Knowledge Management.
- Identifier les savoirs critiques à transmettre lors d’une arrivée ou d’un changement de rôle.
- Structurer un parcours d’onboarding simple, progressif et réaliste.
- Définir le rôle du référent, du mentor ou de la personne ressource.
- Préparer des supports minimaux utiles : checklist, FAQ, fiche pratique, exemples, liens de référence.
- Organiser les questions fréquentes et les points de validation.
- Réduire la dépendance à une seule personne.
- Distinguer transfert de savoir, formation, accompagnement et plan de montée en compétences.
- Prévoir une revue simple du parcours et des supports d’onboarding.
Transfert de connaissances lors d’un changement de rôle ou d’une absence
Sécuriser les connaissances critiques lors d’un changement de rôle, d’un départ ou d’une absence. Identifier le savoir clé et organiser une transmission simple et réaliste.
MODCODE: MODADMKNO016
Durée indicative : 2 heures
Pré-requis : MODADMKNO001 + MODADMROR001 + MODADMKNO006
À l’issue du module, le participant est capable de :
- Expliquer pourquoi le transfert de connaissances est un enjeu de continuité.
- Identifier les situations à risque : départ, absence, changement de rôle, remplacement temporaire, dépendance critique.
- Repérer les savoirs critiques détenus par une personne ou un petit groupe.
- Distinguer savoir critique, tâche courante, information accessible et compétence à développer.
- Organiser une passation simple et réaliste.
- Définir un relais ou un remplaçant opérationnel.
- Préparer les supports minimaux nécessaires : checklist, fiche de passation, liste d’accès, FAQ, points d’escalade.
- Prévoir une revue après transfert pour vérifier ce qui manque.
- Éviter les passations trop longues, trop orales ou trop tardives.
- Réduire la dépendance critique à une seule personne.
Pilotage & conformité
Gouvernance KM légère (architecture de la base de connaissances )
Définir des règles minimales pour maintenir une base de connaissance : périmètre, responsables, formats, revue, archivage et suppression des contenus obsolètes.
MODCODE: MODADMKNO015
Durée indicative : 1,5 heures
Pré-requis : MODADMKNO001
À l’issue du module, le participant est capable de :
- Expliquer pourquoi une base de connaissances a besoin d’une gouvernance légère.
- Définir le périmètre d’une base de connaissances.
- Clarifier les responsabilités minimales : responsable de base, référents, contributeurs, utilisateurs.
- Définir les formats acceptés dans la base : articles, FAQ, notes de décision, checklists, guides courts, exemples.
- Mettre en place une règle simple de revue des contenus.
- Distinguer mise à jour, archivage, suppression et conservation temporaire.
- Identifier les contenus obsolètes, doublons, non maintenus ou mal placés.
- Construire une règle minimale de maintien de la base.
- Différencier la gouvernance de la base de connaissances de la gouvernance KM globale.
- Éviter la transformation de la base en “cimetière de documents”.
Gouvernance KM légère (rôles, validation, mise à jour)
Définir une gouvernance pragmatique : rôles, règles de validation, cadence de revue, responsabilité de mise à jour. Éviter le “cimetière de documents”.
MODCODE: MODADMKNO008
Durée indicative : 2 heures
Pré-requis : MODADMKNO004
À l’issue du module, le participant est capable de :
- Expliquer pourquoi le Knowledge Management nécessite une gouvernance légère.
- Identifier les risques d’un KM sans gouvernance : contenus obsolètes, responsabilités floues, doublons, cimetière de documents.
- Définir les rôles minimaux d’un dispositif KM : sponsor, responsable KM, référents, contributeurs, utilisateurs.
- Définir une règle simple de validation proportionnée au risque et à l’usage.
- Mettre en place une cadence de revue réaliste.
- Clarifier la responsabilité de mise à jour.
- Distinguer gouvernance KM globale et gouvernance d’une base de connaissances.
- Relier la gouvernance KM aux principes MVG : utile, légère, maintenable.
- Préparer un canevas de gouvernance KM simple pour une PME.
- Éviter la sur-gouvernance et la documentation non maintenue.
Rétention & archivage du savoir
Définir quoi conserver, sous quelle forme, combien de temps et quand archiver ou supprimer un savoir, en clarifiant le lien entre KM et DMS.
MODCODE: MODADMKNO010
Durée indicative : 1,5 heures
Pré-requis : MODADMKNO002 + MODADMDMS001
À l’issue du module, le participant est capable de :
- Expliquer la différence entre savoir actif, savoir archivé, savoir obsolète et savoir supprimé.
- Identifier les contenus de savoir qui doivent rester actifs.
- Identifier les contenus à archiver pour mémoire ou traçabilité légère.
- Identifier les contenus à supprimer ou retirer de l’usage actif.
- Choisir une forme de conservation adaptée : article, FAQ, note de décision, lien vers document officiel, archive de savoir.
- Clarifier le lien entre KM et DMS.
- Éviter de transformer le module en archivage légal ou documentaire détaillé.
- Définir une règle simple de rétention du savoir adaptée à une PME.
- Appliquer une décision pratique : maintenir, archiver, supprimer ou transférer vers DMS.
- Réduire les risques liés aux connaissances anciennes, contradictoires ou non maintenues.
Optimisation
Mesurer et améliorer le Knowledge Management (usage & qualité)
Définir des indicateurs simples : usage, satisfaction, couverture, qualité, obsolescence. Mettre en place une boucle d’amélioration continue proportionnée PME.
MODCODE: MODADMKNO009
Durée indicative : 1,5 heures
Pré-requis : MODADMKNO008
À l’issue du module, le participant est capable de :
- Expliquer pourquoi le Knowledge Management doit être mesuré de manière légère.
- Distinguer mesure utile et reporting lourd.
- Identifier des indicateurs simples de KM : usage, satisfaction, couverture, qualité, obsolescence.
- Choisir quelques indicateurs adaptés à une PME.
- Interpréter les indicateurs sans sur-analyse.
- Relier les indicateurs à des actions d’amélioration.
- Mettre en place une boucle d’amélioration continue proportionnée.
- Éviter les indicateurs qui ne changent aucune décision.
Capitaliser les connaissances projet
Transformer les apprentissages d’un projet en savoir réutilisable : leçons apprises, décisions, modèles, pièges et recommandations. Éviter les rapports longs peu utilisés.
MODCODE: MODADMKNO014
Durée indicative : 2 heures
Pré-requis : MODADMPRJ006 ou MODADMKNO001
À l’issue du module, le participant est capable de :
- Expliquer pourquoi un projet produit du savoir réutilisable.
- Distinguer un rapport REX long d’une capitalisation utile.
- Identifier les apprentissages projet à conserver : leçons, décisions, modèles, pièges, recommandations.
- Transformer un apprentissage projet en élément de connaissance court.
- Sélectionner ce qui mérite d’être capitalisé.
- Produire une fiche de capitalisation projet simple.
- Relier les connaissances projet à une base de connaissances ou à des supports existants.
- Clarifier ce qui reste dans le projet et ce qui devient savoir transversal.
- Éviter de créer un document long peu utilisé.
- Préparer la réutilisation dans de futurs projets, onboarding, méthodes internes ou modèles.
Approfondissement
Communities of Practice & réseaux de savoir (PME)
Créer et animer des réseaux de savoir en PME : objectifs, règles simples, rôles, animation légère et capitalisation des échanges. Transformer les échanges entre pairs en traces utiles et réutilisables, sans créer une réunion supplémentaire.
MODCODE: MODADMKNO007
Durée indicative : 2 heures
Pré-requis : MODADMKNO001
À l’issue du module, le participant est capable de :
- Expliquer ce qu’est une communauté de pratique ou un réseau de savoir en contexte PME.
- Distinguer un réseau de savoir d’un simple groupe de discussion.
- Définir l’objectif d’un réseau de savoir.
- Identifier les rôles minimaux nécessaires : sponsor léger, animateur, référents, participants, contributeurs.
- Concevoir une animation légère et réaliste.
- Transformer les échanges en traces utiles : FAQ, note de décision, checklist, exemple, recommandation.
- Définir des critères simples de maintien du réseau.
- Éviter de créer une réunion supplémentaire sans valeur.
- Relier le réseau de savoir à la base de connaissances, aux templates KM ou aux notes utiles.
Futur & innovation
Knowledge Management & IA – exploiter une base de connaissances avec prudence
Utiliser l’IA pour exploiter une base de connaissances existante : recherche, synthèse, orientation vers les bonnes sources et aide à la FAQ interne. Définir des règles simples de qualité, sécurité, limites et validation humaine afin d’éviter les réponses non vérifiées.
MODCODE: MODADMKNO019
Durée indicative : 1,5 heures
Pré-requis : MODADMKNO004 + MODTECAIR001
À l’issue du module, le participant est capable de :
- Expliquer ce que signifie exploiter une base de connaissances existante avec l’IA.
- Identifier les usages pertinents : recherche, synthèse, orientation vers sources, aide à la FAQ interne.
- Distinguer l’exploitation d’une base KM par l’IA d’un module d’apprentissage avec l’IA.
- Distinguer l’exploitation d’une base KM par l’IA du prompt engineering.
- Identifier les conditions préalables : base existante, structurée, maintenue, sources identifiables.
- Définir des règles simples de qualité.
- Définir des règles simples de sécurité.
- Identifier les limites des réponses IA.
- Mettre en place une validation humaine proportionnée.
- Éviter les réponses non vérifiées ou détachées des sources.
- Orienter l’utilisateur vers les bonnes sources plutôt que produire une réponse “magique”.
- Définir ce qui doit rester hors périmètre : décision critique, conformité juridique, données sensibles, automatisation non contrôlée.