Définir uniquement les règles réellement utiles, sous une forme simple, compréhensible et applicable.
Fondamentaux
Politiques & règles internes – fondamentaux (PME)
Comprendre le rôle des règles internes en PME : clarifier, protéger, accélérer les décisions et éviter les conflits. Distinguer règle, procédure, recommandation et “bon sens”.
MODCODE: MODGOVPOL001
Durée indicative : 1 heure
Pré-requis : Aucun
À l’issue du module, le participant est capable de :
- Expliquer à quoi servent les règles internes dans une PME.
- Distinguer une règle, une politique interne, une procédure, une recommandation et une bonne pratique.
- Identifier les situations où une règle est utile.
- Reconnaître les signes d’une règle inutile, trop lourde ou non appliquée.
- Comprendre le lien entre règles internes, décisions, responsabilités et cohérence.
- Expliquer pourquoi une règle doit être simple, lisible et applicable.
- Identifier les risques liés aux règles implicites ou interprétées différemment.
- Préparer les modules suivants sur la rédaction, le catalogue, les exceptions, la mise à jour et l’adoption des règles.
Mise en œuvre
Écrire une règle simple et applicable (1 page max)
Transformer un besoin en règle claire : objectif, périmètre, règles “do / don’t”, exemples, responsabilités et exceptions. Produire une règle comprise et appliquée.
MODCODE: MODGOVPOL002
Durée indicative : 2 heures
Pré-requis : MODGOVPOL001
À l’issue du module, le participant est capable de :
- Identifier le besoin réel derrière une règle à écrire.
- Vérifier si une règle est nécessaire ou si une simple clarification suffit.
- Formuler l’objectif d’une règle en langage simple.
- Définir le périmètre d’application : qui est concerné, dans quel cas, avec quelles limites.
- Rédiger des règles “à faire / à éviter” de manière compréhensible.
- Ajouter des exemples concrets pour faciliter l’application.
- Clarifier les responsabilités liées à la règle : propriétaire, valideur, personnes concernées.
- Prévoir les exceptions possibles sans ouvrir la porte au contournement permanent.
- Produire une règle interne courte, applicable et maintenable en une page maximum.
Catalogue de règles – structure, classement et lisibilité
Structurer un petit catalogue de règles : catégories, nommage, version, responsable, date de revue. Garder les règles trouvables et compréhensibles sans “usine à gaz”.
MODCODE: MODGOVPOL003
Durée indicative : 1,5 heures
Pré-requis : MODGOVPOL001
À l’issue du module, le participant est capable de :
- Expliquer pourquoi un catalogue de règles devient utile dans une PME.
- Distinguer une règle isolée d’un ensemble de règles à organiser.
- Identifier les catégories simples utiles pour classer les règles.
- Définir une convention de nommage compréhensible.
- Repérer les informations minimales à associer à chaque règle.
- Clarifier le responsable, la version et la date de revue d’une règle.
- Construire une structure légère de catalogue, sans outil imposé.
- Éviter les doublons, anciennes versions et règles introuvables.
- Préparer la maintenance des règles dans le temps.
Charte de collaboration (pratiques digitales & communication)
Définir des règles de collaboration simples : canaux, partage, réponses, réunions, décisions et suivi. Réduire le bruit, augmenter la clarté et la continuité.
MODCODE: MODGOVPOL004
Durée indicative : 2 heures
Pré-requis : MODGOVPOL002
À l’issue du module, le participant est capable de :
- Expliquer le rôle d’une charte de collaboration dans une PME.
- Identifier les irritants fréquents liés aux canaux, messages, réunions, décisions et suivis.
- Distinguer une charte de collaboration d’une formation complète à la collaboration digitale.
- Définir des règles simples pour choisir le bon canal selon le type d’information.
- Clarifier les règles de réponse, de disponibilité, d’urgence et d’escalade.
- Définir des règles de partage d’information et de documents sans dépendre d’un outil.
- Clarifier comment une décision doit être formulée, visible et suivie.
- Produire une charte courte, lisible et applicable en PME.
- Préparer la communication et l’adoption de cette charte.
Charte DMS / information – règles minimales (pont ADM/DMS)
Établir des règles minimales pour documents et information : où mettre quoi, nommage, versions, partage, archivage. Assurer une “Single Source of Truth” pragmatique.
MODCODE: MODGOVPOL005
Durée indicative : 2 heures
Pré-requis : MODGOVPOL002 + MODADMDMS001
À l’issue du module, le participant est capable de :
- Expliquer le rôle d’une charte DMS / information dans une PME.
- Distinguer une charte information d’une formation complète DMS.
- Identifier les problèmes fréquents liés aux documents dispersés, doublons, versions et emplacements flous.
- Définir des règles minimales pour savoir où mettre quoi.
- Définir des règles simples de nommage et de version.
- Clarifier les règles de partage interne, externe et temporaire, sans entrer dans la sécurité avancée.
- Définir ce qui devient information de référence.
- Clarifier quand archiver, retirer ou conserver une information.
- Produire une charte courte et applicable, orientée PME et MVG.
Déployer une règle : communication & adoption (PME)
Faire adopter une règle : message simple, exemples concrets, rappel, contrôle proportionné et feedback. Éviter les règles “sur papier” non appliquées.
MODCODE: MODGOVPOL008
Durée indicative : 2 heures
Pré-requis : MODGOVPOL002 + MODGOVADO001
À l’issue du module, le participant est capable de :
- Expliquer pourquoi une règle claire peut rester non appliquée.
- Distinguer rédaction d’une règle, communication d’une règle et adoption d’une règle.
- Identifier les groupes concernés par une règle.
- Formuler un message simple pour présenter la règle.
- Expliquer la valeur concrète de la règle pour les utilisateurs.
- Préparer des exemples “bon / mauvais usage”.
- Définir un rappel léger pour éviter l’oubli.
- Définir un contrôle proportionné, non bureaucratique.
- Recueillir du feedback terrain pour ajuster la règle ou son déploiement.
- Produire un mini-plan de déploiement d’une règle PME.
Pilotage & conformité
Gestion des exceptions – dérogations sans chaos
Mettre une règle simple pour les exceptions : qui valide, durée, conditions, traçabilité minimale et retour à la normale. Éviter que l’exception devienne la règle.
MODCODE: MODGOVPOL006
Durée indicative : 1,5 heures
Pré-requis : MODGOVPOL002
À l’issue du module, le participant est capable de :
- Expliquer ce qu’est une exception dans le cadre d’une règle interne.
- Distinguer exception utile, dérogation, contournement, urgence et mauvaise pratique répétée.
- Identifier les cas où une exception peut être acceptée.
- Définir des critères simples pour accepter ou refuser une exception.
- Clarifier qui peut valider une exception.
- Définir une durée, une condition de fin ou une date de revue.
- Définir une trace minimale utile.
- Prévoir le retour à la règle normale.
- Repérer quand une exception répétée indique que la règle doit être revue.
- Produire une règle d’exception courte et applicable.
Optimisation
Versionning & mise à jour des règles — revues périodiques
Organiser la vie d’une règle : version, historique, revue périodique, retrait des règles inutiles. Garder un système léger et vivant.
MODCODE: MODGOVPOL007
Durée indicative : 1,5 heures
Pré-requis : MODGOVPOL003
À l’issue du module, le participant est capable de :
- Expliquer pourquoi une règle doit être maintenue dans le temps.
- Distinguer création, mise à jour, version, revue, retrait et archivage d’une règle.
- Définir une règle simple de versionning pour les règles internes.
- Identifier les informations minimales à conserver dans l’historique d’une règle.
- Organiser une revue périodique légère des règles.
- Décider si une règle doit être maintenue, simplifiée, fusionnée, remplacée ou retirée.
- Repérer les signaux d’obsolescence d’une règle.
- Utiliser le catalogue des règles comme base de maintenance.
- Éviter que le système de règles devienne lourd, contradictoire ou non appliqué.
- Produire une mini-méthode PME pour maintenir les règles vivantes.