Rendre les pratiques traçables et vérifiables grâce à des éléments de preuve clairs et une préparation pragmatique.
Fondamentaux
Audit & preuves – fondamentaux (PME)
Comprendre l’objectif d’un audit et la notion de “preuve” en PME : traçabilité utile, fiabilité, simplicité. Savoir distinguer preuve, document, enregistrement et témoignage.
MODCODE: MODGOVAUD001
Durée indicative : 1 heure
Pré-requis : Aucun
À l’issue du module, le participant est capable de :
- Expliquer à quoi sert un audit ou une vérification dans une PME, sans le présenter comme un examen personnel.
- Définir simplement ce qu’est une preuve utile et pourquoi elle doit être fiable, retrouvable et proportionnée.
- Distinguer audit, preuve, document, enregistrement, trace et témoignage.
- Identifier les situations PME où l’absence de preuve crée un risque, une perte de temps ou une discussion inutile.
- Appliquer les premiers réflexes MVG pour préparer une traçabilité utile sans surdocumentation.
- Reconnaître quand le sujet doit basculer vers un module AUD suivant : preuves minimales, cartographie, dossier de preuves, auto-audit, audit externe, entretien ou après-audit.
Mise en œuvre
Définir des preuves minimales utiles (quoi, où, combien de temps)
Définir une logique simple de preuves : quoi garder, où stocker, durée de conservation, responsabilités. Éviter la surdocumentation tout en restant démontrable.
MODCODE: MODGOVAUD002
Durée indicative : 2 heures
Pré-requis : MODGOVAUD001
À l’issue du module, le participant est capable de :
- Expliquer ce qu’est une preuve minimale utile dans une logique PME / MVG.
- Identifier les situations où une preuve doit être conservée pour rester démontrable sans tout garder.
- Distinguer preuve utile, document de travail, trace informelle, enregistrement et surdocumentation.
- Définir quoi garder, pourquoi, où le placer et qui en est responsable.
- Formuler une règle simple de conservation non juridique, proportionnée au risque et à l’usage.
- Construire une première matrice courte “sujet → preuve → emplacement → responsable → durée indicative”.
Cartographie “preuves par processus” (PME)
Relier processus et preuves : pour chaque activité critique, définir la preuve minimale, le propriétaire, le point de contrôle et l’emplacement. Produire une carte simple et maintenable.
MODCODE: MODGOVAUD003
Durée indicative : 2 heures
Pré-requis : MODGOVAUD002
À l’issue du module, le participant est capable de :
- Expliquer pourquoi relier les preuves aux activités critiques facilite la préparation d’un audit ou d’une vérification.
- Identifier les activités critiques d’un processus PME sans cartographier tout le processus.
- Associer à chaque activité critique une preuve minimale utile.
- Définir pour chaque preuve un propriétaire, un point de contrôle et un emplacement de référence.
- Construire une carte simple “activité critique → preuve → propriétaire → contrôle → emplacement”.
- Détecter les zones de fragilité : preuve manquante, propriétaire flou, emplacement dispersé, contrôle non défini ou preuve excessive.
Organiser un dossier de preuves (structure & hygiène)
Mettre en place une structure claire : nommage, versions, accès, classement, règles de mise à jour. Garantir que les preuves soient trouvables et à jour, sans outil imposé.
MODCODE: MODGOVAUD004
Durée indicative : 2 heures
Pré-requis : MODGOVAUD002
À l’issue du module, le participant est capable de :
- Expliquer le rôle d’un dossier de preuves dans une PME, sans le transformer en système documentaire complet.
- Distinguer un dossier de preuves, un DMS, une archive, un espace de travail et un dossier projet.
- Définir une structure simple pour organiser les preuves utiles.
- Appliquer des règles MVG de nommage, version, accès, classement et mise à jour.
- Identifier les signes d’un dossier de preuves fragile : preuves introuvables, doublons, versions contradictoires, accès flous ou contenus obsolètes.
- Construire un canevas de dossier de preuves simple, trouvable, à jour et maintenable.
Pilotage & conformité
Auto‑audit “light” (PME) – vérifier sans stress
Réaliser un auto‑audit simple : checklists, échantillons, constats factuels, écarts et actions. Garder une approche constructive et proportionnée.
MODCODE: MODGOVAUD005
Durée indicative : 2 heures
Pré-requis : MODGOVAUD003
À l’issue du module, le participant est capable de :
- Expliquer le rôle d’un auto‑audit light dans une PME : vérifier quelques preuves utiles, sans stress ni logique de sanction.
- Définir un périmètre court et réaliste pour une vérification interne simple.
- Construire une checklist d’auto‑audit proportionnée.
- Choisir un échantillon raisonnable de preuves ou de dossiers à vérifier.
- Formuler des constats factuels, distinguer conformité, écart, point ouvert et piste d’amélioration.
- Transformer les écarts en actions simples, responsables, suivies et proportionnées.
Préparer un audit externe (client / certification) – plan pragmatique
Préparer un audit : rôles, planning, preuves clés, déroulé, messages simples. Réduire la charge et éviter la sur‑préparation avec une méthode légère.
MODCODE: MODGOVAUD006
Durée indicative : 2 heures
Pré-requis : MODGOVAUD004
À l’issue du module, le participant est capable de :
- Expliquer l’objectif d’une préparation pragmatique à un audit externe.
- Identifier les rôles minimaux à clarifier avant l’audit.
- Construire un planning léger de préparation.
- Sélectionner les preuves clés à préparer sans surdocumentation.
- Préparer un déroulé simple : accueil, périmètre, preuves, entretiens, points ouverts, clôture.
- Formuler des messages simples, factuels et non défensifs.
- Identifier les points ouverts à traiter avant ou pendant l’audit.
- Éviter les dérives : promesse de certification, accompagnement ISO, juridisme, préparation excessive, reporting lourd.
Optimisation
Après audit : actions, priorités et amélioration continue
Traiter les constats : prioriser, définir actions correctives simples, responsables, échéances et vérification d’efficacité. Capitaliser pour améliorer durablement.
MODCODE: MODGOVAUD008
Durée indicative : 1,5 heures
Pré-requis : MODGOVAUD005
À l’issue du module, le participant est capable de :
- Expliquer à quoi sert le traitement après audit dans une PME.
- Distinguer constat, écart, action corrective, action d’amélioration et point à capitaliser.
- Prioriser les constats de manière simple, sans reporting lourd.
- Définir une action post‑audit claire : action, responsable, échéance, preuve de réalisation, vérification d’efficacité.
- Suivre quelques actions jusqu’à clôture sans créer un système lourd.
- Capitaliser les apprentissages utiles pour améliorer les preuves, les pratiques ou le dossier de preuves.
Approfondissement
Conduire un entretien d’audit (répondre clairement, rester factuel)
Savoir répondre en audit : rester factuel, montrer les preuves, expliquer le “comment”, gérer les questions difficiles. Éviter les promesses et l’improvisation.
MODCODE: MODGOVAUD007
Durée indicative : 1,5 heures
Pré-requis : MODGOVAUD001
À l’issue du module, le participant est capable de :
- Expliquer la posture attendue pendant un entretien d’audit.
- Répondre à une question d’audit de manière courte, claire et factuelle.
- Appuyer une réponse par une preuve disponible ou un emplacement de référence.
- Expliquer simplement le “comment” : comment une pratique est réalisée, vérifiée ou suivie.
- Distinguer ce qui est connu, ce qui est à vérifier et ce qui ne doit pas être promis.
- Gérer une question difficile sans improvisation, justification excessive ou promesse non validée.
- Reformuler une réponse défensive en réponse factuelle.
- Identifier ce qui doit devenir un point ouvert ou une action après l’entretien.