Introduire une nouvelle règle, méthode, organisation ou outil sans désorganiser l’activité.
Fondamentaux
Conformité pragmatique (PME) – comprendre et cadrer
Comprendre ce qu’est la conformité en PME, pourquoi elle est utile, et comment rester proportionné. Distinguer obligations, bonnes pratiques et documentation nécessaire, sans approche juridique.
MODCODE: MODGOVCOP001
Durée indicative : 1 heure
Pré-requis : Aucun
À l’issue du module, le participant est capable de :
- Expliquer simplement ce que signifie “conformité” dans une PME.
- Distinguer obligation, bonne pratique, règle interne, preuve, contrôle et documentation utile.
- Identifier les risques d’une conformité trop vague, trop lourde ou uniquement réactive.
- Expliquer pourquoi une approche proportionnée est nécessaire en PME.
- Repérer les premières questions à poser pour cadrer un sujet de conformité.
- Comprendre ce que ce module ne fait pas : il ne donne pas d’avis juridique, ne fournit pas de checklist réglementaire complète et ne prépare pas une certification ISO.
- Formuler une première définition opérationnelle de la conformité pragmatique pour son organisation.
Identifier ce qui s’applique (scope) – obligations vs pratiques
Définir le périmètre : quelles exigences concernent réellement la PME selon activités, clients et risques. Éviter “tout faire” et concentrer l’effort sur l’essentiel.
MODCODE: MODGOVCOP002
Durée indicative : 2 heures
Pré-requis : MODGOVCOP001
À l’issue du module, le participant est capable de :
- Expliquer ce que signifie “périmètre de conformité” dans une PME.
- Distinguer ce qui relève d’une exigence applicable, d’une bonne pratique, d’un engagement client, d’une règle interne ou d’une habitude.
- Identifier les grandes sources possibles d’exigences : activités, clients, risques, engagements, règles internes et pratiques existantes.
- Poser les bonnes questions pour savoir si un sujet doit être traité maintenant, plus tard, ou comme point spécialisé.
- Construire une première vue simple du périmètre de conformité d’un sujet.
- Éviter le réflexe “tout faire” ou “tout documenter”.
- Reconnaître quand un avis juridique, contractuel ou sectoriel spécialisé est nécessaire.
- Préparer les modules suivants sur preuves minimales, contrôles minimaux et conformité
Mise en œuvre
Preuves minimales utiles – quoi garder et pourquoi
Définir des preuves simples : quels éléments conserver, niveau de détail, où les stocker, et comment les retrouver. Construire une traçabilité utile sans surdocumentation.
MODCODE: MODGOVCOP003
Durée indicative : 2 heures
Pré-requis : MODGOVCOP001
À l’issue du module, le participant est capable de :
- Expliquer ce qu’est une preuve utile dans une logique de conformité pragmatique.
- Distinguer une preuve utile, un document de travail, une trace informelle et une preuve excessive.
- Identifier quoi garder selon le sujet, le risque, le périmètre et l’usage attendu.
- Définir le niveau de détail suffisant d’une preuve.
- Choisir un emplacement de référence pour rendre la preuve retrouvable.
- Clarifier qui est responsable de conserver ou mettre à jour la preuve.
- Éviter la surdocumentation et le réflexe “tout garder au cas où”.
- Préparer les modules suivants : contrôles minimaux, revue périodique, audit light et conformité documentaire.
Règles et contrôles minimaux (PME) – garder le cap
Mettre en place des contrôles proportionnés : qui vérifie quoi, quand, et avec quels critères simples. Réduire erreurs et risques sans bloquer l’activité.
MODCODE: MODGOVCOP004
Durée indicative : 2 heures
Pré-requis : MODGOVCOP002
À l’issue du module, le participant est capable de :
- Expliquer la différence entre règle, contrôle, validation et vérification.
- Identifier pourquoi une PME a besoin de contrôles simples pour maintenir la conformité.
- Définir un contrôle proportionné : quoi vérifier, qui vérifie, quand, et selon quels critères.
- Distinguer un contrôle utile d’un contrôle trop lourd.
- Relier un contrôle à une règle, un risque, une exigence ou une preuve.
- Définir une règle minimale claire, applicable et vérifiable.
- Concevoir un petit tableau de contrôles sans créer un système qualité complet.
- Montrer comment contrôler sans ralentir inutilement l’activité.
- Préparer la gestion des non‑conformités et la revue périodique conformité.
Conformité dans les projets (PME) – intégrer dès le départ
Intégrer la conformité dans un projet : exigences, risques, jalons de validation, preuves minimales. Réduire les re‑travaux et surprises en fin de projet.
MODCODE: MODGOVCOP009
Durée indicative : 2 heures
Pré-requis : MODGOVCOP002
À l’issue du module, le participant est capable de :
- Expliquer pourquoi la conformité doit être intégrée dès le cadrage d’un projet.
- Identifier les exigences de conformité pertinentes pour un projet, sans vouloir tout traiter.
- Relier les exigences aux risques concrets du projet.
- Définir des jalons de validation simples et proportionnés.
- Définir les preuves minimales utiles à prévoir dès le départ.
- Ajouter un angle conformité à un cadrage projet existant sans refaire tout le cadrage.
- Repérer les moments où une validation conformité est nécessaire.
- Éviter les surprises en fin de projet : preuve manquante, validation oubliée, exigence découverte trop tard.
- Produire un mini-canevas “conformité projet” utilisable en PME.
Conformité documentaire (pont DMS) – exigences minimales
Relier conformité et gestion documentaire : version, validation, conservation, accès. Définir des règles minimales et applicables sans se perdre dans la bureaucratie.
MODCODE: MODGOVCOP008
Durée indicative : 2 heures
Pré-requis : MODGOVCOP001 + MODADMDMS001
À l’issue du module, le participant est capable de :
- Expliquer pourquoi la conformité documentaire est un sujet de conformité pragmatique, pas seulement un sujet DMS.
- Identifier les exigences documentaires minimales utiles en PME : version, validation, conservation, accès, lisibilité et responsabilité.
- Distinguer un document de travail, un document de référence, une preuve et une version obsolète.
- Définir une règle simple de version sans créer un système documentaire lourd.
- Définir une règle simple de validation adaptée au risque.
- Définir ce qu’il faut conserver, où, et avec quel niveau de détail.
- Définir qui peut accéder à quoi, sans complexité excessive.
- Vérifier qu’un document reste lisible, compréhensible et exploitable.
- Clarifier le responsable d’un document ou d’une preuve.
- Éviter le chevauchement avec un DMS complet, l’archivage légal ou une logique ISO lourde.
Pilotage & conformité
Gestion des non‑conformités – corriger et éviter la répétition
Traiter une non‑conformité de manière pragmatique : constater, corriger, analyser cause probable, définir une action simple et vérifier l’effet.
MODCODE: MODGOVCOP005
Durée indicative : 2 heures
Pré-requis : MODGOVCOP004
À l’issue du module, le participant est capable de :
- Expliquer simplement ce qu’est une non‑conformité dans une logique de conformité pragmatique.
- Distinguer une non‑conformité d’une erreur ponctuelle, d’un incident, d’un irritant ou d’une amélioration.
- Constater un écart de manière factuelle, sans jugement inutile.
- Définir une correction immédiate pour limiter l’impact.
- Identifier une cause probable sans entrer dans une analyse qualité avancée.
- Définir une action simple pour éviter la répétition.
- Vérifier si l’action a produit l’effet attendu.
- Garder une trace minimale utile du traitement.
- Escalader uniquement lorsque l’écart est sensible, répété, risqué ou hors compétence.
- Comprendre la frontière avec les modules QAI : ce module traite les écarts de conformité de manière pragmatique, sans méthode CAPA avancée.
Revue périodique conformité (rituel light)
Installer un rituel court : points à risque, preuves, changements, incidents, actions. Maintenir la conformité vivante sans reporting lourd.
MODCODE: MODGOVCOP006
Durée indicative : 1,5 heures
Pré-requis : MODGOVCOP003
À l’issue du module, le participant est capable de :
- Expliquer à quoi sert une revue périodique de conformité dans une PME.
- Distinguer une revue légère d’un comité lourd ou d’un reporting complexe.
- Identifier les sujets à regarder régulièrement : points à risque, preuves, changements, incidents, non‑conformités, actions ouvertes.
- Préparer un ordre du jour court et stable pour une revue conformité.
- Définir qui participe, qui prépare, qui décide et qui suit les actions.
- Utiliser des preuves minimales sans créer de dossier lourd.
- Transformer une revue en décisions et actions concrètes.
- Maintenir la conformité vivante entre deux audits, demandes clients ou incidents.
- Éviter les chevauchements avec gouvernance MVG et pilotage qualité.
- Définir une trace minimale de revue : décisions, actions, responsables, échéances.
Préparer un audit “light” – approche pragmatique
Se préparer à une vérification/audit : organiser preuves, déroulé simple, rôles, réponses. Savoir présenter l’essentiel sans stress ni sur‑préparation.
MODCODE: MODGOVCOP007
Durée indicative : 2 heures
Pré-requis : MODGOVCOP003
À l’issue du module, le participant est capable de :
- Expliquer qu’un audit ou une vérification est une vérification structurée, pas un examen personnel.
- Préparer les preuves minimales utiles avant une vérification.
- Identifier les rôles nécessaires pendant une vérification : répondant, responsable, support, référent preuve.
- Organiser un déroulé simple : ouverture, questions, preuves, clarifications, clôture.
- Répondre de manière factuelle, courte et honnête.
- Distinguer ce qui est connu, ce qui est à vérifier et ce qui doit être repris après l’audit.
- Éviter la sur‑préparation et les dossiers lourds.
- Préparer une petite liste de preuves, sujets sensibles, rôles et messages clés.
- Réduire le stress en clarifiant ce qui se passe avant, pendant et après la vérification.
- Reconnaître les limites du module : il ne forme pas à conduire un audit complet.
Optimisation
Optimiser la conformité – supprimer ce qui n’apporte pas de valeur
Identifier les charges inutiles et simplifier : réduire la documentation, clarifier les règles, automatiser des contrôles simples. Garder une conformité efficace et légère.
MODCODE: MODGOVCOP010
Durée indicative : 1,5 heures
Pré-requis : MODGOVCOP006
À l’issue du module, le participant est capable de :
- Expliquer ce que signifie optimiser la conformité dans une PME.
- Distinguer simplification maîtrisée et abandon de la conformité.
- Identifier les charges inutiles : documents non utilisés, règles trop complexes, contrôles redondants, tâches sans valeur, preuves excessives.
- Évaluer si un élément doit être conservé, simplifié, fusionné, automatisé, archivé ou supprimé.
- Clarifier une règle trop complexe sans supprimer son intention utile.
- Réduire la documentation sans perdre les preuves nécessaires.
- Simplifier des contrôles sans supprimer les contrôles critiques.
- Identifier des contrôles simples pouvant être automatisés ou intégrés dans une routine existante.
- Définir une décision d’allègement avec responsable, justification et suivi.
- Maintenir une conformité efficace, légère et démontrable.