Clarifier les responsabilités pour éviter les zones floues, les doublons et les blocages dans le travail quotidien et les projets.
Fondamentaux
Rôles & responsabilités – fondamentaux (PME)
Comprendre pourquoi clarifier les rôles en PME : éviter zones grises, doublons et blocages. Savoir définir une responsabilité de manière simple et actionnable.
MODCODE: MODADMROR001
Durée indicative : 1 heure
Pré-requis : Aucun
À l’issue du module, le participant est capable de :
- Expliquer pourquoi les rôles et responsabilités doivent être clarifiés dans une PME.
- Reconnaître les signes de responsabilités floues : doublons, oublis, blocages, décisions en attente.
- Distinguer rôle, responsabilité, tâche, décision, validation et contribution.
- Décrire une responsabilité de manière simple et actionnable.
- Identifier les responsabilités minimales nécessaires dans une activité.
- Comprendre pourquoi une responsabilité doit avoir un propriétaire clair.
- Repérer les situations où “tout le monde” signifie souvent “personne”.
- Préparer les modules suivants du thème ROR : cartographie, délégation, RACI light, décisions, interfaces et gouvernance des rôles.
Cartographier “qui fait quoi” — vue simple par activité
Construire une vue claire des responsabilités : activités clés, acteurs, décisions, points de contact. Produire une cartographie utilisable par l’équipe.
MODCODE: MODADMROR002
Durée indicative : 2 heures
Pré-requis : MODADMROR001
À l’issue du module, le participant est capable de :
- Expliquer l’intérêt d’une vue simple “qui fait quoi” dans une PME.
- Identifier les activités clés à cartographier en priorité.
- Distinguer activité, rôle, responsabilité, décision et point de contact.
- Repérer les zones grises : doublons, oublis, décisions bloquées, dépendances à une seule personne.
- Construire une cartographie simple par activité.
- Identifier pour chaque activité : qui réalise, qui suit, qui valide, qui décide, qui est informé.
- Rendre les responsabilités visibles sans créer une matrice trop lourde.
- Utiliser la cartographie comme base pour les modules suivants : délégation, RACI light, rôles dans un processus, interfaces et gouvernance des rôles.
Mise en œuvre
Délégation & mandat (PME) – décider, faire, valider
Clarifier délégation et mandat : qui décide, qui exécute, qui valide. Mettre en place des règles simples pour déléguer sans perdre le contrôle.
MODCODE: MODADMROR003
Durée indicative : 2 heures
Pré-requis : MODADMROR001
À l’issue du module, le participant est capable de :
- Expliquer la différence entre déléguer une tâche, donner un mandat et transférer une décision.
- Clarifier qui décide, qui fait, qui valide et qui doit être informé.
- Identifier les situations où la délégation reste floue.
- Définir un mandat simple : objectif, périmètre, limites, niveau d’autonomie, point de validation.
- Distinguer autonomie, contrôle, validation et escalade.
- Prévoir un suivi proportionné sans micro-management.
- Identifier les risques d’une délégation trop vague ou trop contrôlée.
- Produire une mini-fiche de délégation applicable en PME.
RACI light – outil simple pour clarifier les responsabilités
Utiliser une matrice RACI allégée pour clarifier les responsabilités sans complexité. Savoir l’appliquer à un cas réel et éviter les erreurs fréquentes.
MODCODE: MODADMROR004
Durée indicative : 2 heures
Pré-requis : MODADMROR002
À l’issue du module, le participant est capable de :
- Expliquer à quoi sert une matrice RACI light dans une PME.
- Distinguer les rôles R, A, C et I avec des mots simples.
- Identifier quand une cartographie “qui fait quoi” suffit et quand un RACI light devient utile.
- Construire une matrice RACI simple pour une activité, un processus ou un mini-projet.
- Repérer les erreurs fréquentes : trop de responsables, absence de décideur, trop de consultés, informés oubliés.
- Adapter le niveau de détail pour rester proportionné PME.
- Utiliser le RACI light comme support de clarification, pas comme bureaucratie.
Responsabilités dans un processus (lien PRO)
Définir les rôles d’un processus : owner, contributeurs, valideur, remplaçant. Assurer continuité et efficacité en reliant responsabilités et activités.
MODCODE: MODADMROR005
Durée indicative : 2 heures
Pré-requis : MODADMROR002
À l’issue du module, le participant est capable de :
- Expliquer pourquoi les responsabilités doivent être clarifiées dans un processus.
- Distinguer les rôles essentiels : owner, réalisateur, contributeur, valideur, référent, remplaçant et informé.
- Identifier les zones grises dans un processus : étape sans responsable, validation floue, absence de relais, handover fragile.
- Construire une vue simple des responsabilités par étape de processus.
- Définir un owner de processus sans créer une fonction lourde.
- Prévoir la continuité minimale : remplaçant, point de contact, règle de validation.
- Relier la clarification ROR avec les modules PRO sans transformer la fiche en formation processus complète.
Responsabilités & interfaces (handover entre équipes)
Sécuriser les interfaces : passation, informations minimales, responsabilités partagées, points de contact. Réduire les pertes d’information entre rôles/équipes.
MODCODE: MODADMROR007
Durée indicative : 2 heures
Pré-requis : MODADMROR002
À l’issue du module, le participant est capable de :
- Expliquer pourquoi les interfaces entre rôles ou équipes créent souvent des pertes d’information.
- Distinguer interface, handover, point de contact, responsabilité partagée, information minimale et escalade.
- Identifier les interfaces critiques dans une activité PME.
- Définir une règle simple de passation entre deux rôles ou équipes.
- Clarifier qui transmet quoi, à qui, quand, sous quelle forme et avec quel niveau de validation.
- Construire une mini-fiche d’interface ou de handover utilisable par l’équipe.
- Repérer les erreurs fréquentes : information implicite, handover oral non tracé, point de contact flou, responsabilité partagée sans propriétaire.
Pilotage & conformité
Responsabilités & décisions – règles simples de décision
Clarifier “qui décide quoi” et quand escalader. Définir des règles simples de décision et de validation adaptées à une PME.
MODCODE: MODADMROR006
Durée indicative : 1,5 heures
Pré-requis : MODADMROR001
À l’issue du module, le participant est capable de :
- Expliquer pourquoi les décisions doivent être clarifiées dans une PME.
- Distinguer responsabilité, décision, validation, avis, information et escalade.
- Identifier les décisions qui créent des blocages ou des allers-retours.
- Définir une règle simple : qui décide quoi, dans quel cadre, avec quelles limites.
- Clarifier quand une décision doit être validée ou escaladée.
- Construire une mini-matrice de décision adaptée à une activité PME.
- Éviter les erreurs fréquentes : tout remonter, tout valider, décider sans cadre, oublier les personnes impactées.
Séparation des tâches (SoD) – cas sensibles (PME)
Identifier les activités sensibles (paiements, accès, données critiques) et appliquer une séparation des tâches proportionnée. Réduire risques sans lourdeur organisationnelle.
MODCODE: MODADMROR009
Durée indicative : 1,5 heures
Pré-requis : MODADMROR001
À l’issue du module, le participant est capable de :
- Expliquer ce qu’est la séparation des tâches, ou SoD, en langage PME.
- Identifier les activités sensibles qui méritent une séparation ou un contrôle minimal.
- Distinguer exécuter, valider, approuver, contrôler, administrer et tracer.
- Repérer les situations à risque : une même personne crée, valide et exécute une action sensible.
- Appliquer une séparation proportionnée sans bloquer l’activité.
- Définir des garde-fous simples pour paiements, accès, données critiques ou modifications sensibles.
- Gérer les petites équipes où la séparation parfaite n’est pas possible.
- Formuler une règle SoD simple, compréhensible et applicable.
- Identifier ce qui relève d’un contrôle interne avancé ou d’un avis spécialisé.
Optimisation
Gouvernance légère des rôles (mise à jour & cohérence)
Maintenir les rôles dans le temps : règles de mise à jour, validation, revue périodique, gestion des exceptions. Éviter que “qui fait quoi” devienne obsolète.
MODCODE: MODADMROR008
Durée indicative : 1,5 heures
Pré-requis : MODADMROR006
À l’issue du module, le participant est capable de :
- Expliquer pourquoi une cartographie des rôles devient obsolète si elle n’est pas maintenue.
- Identifier les déclencheurs de mise à jour : changement de personne, processus, outil, règle, responsabilité ou décision.
- Définir une règle simple de mise à jour des rôles.
- Clarifier qui peut proposer, valider et communiquer une modification de rôle.
- Organiser une revue périodique légère des rôles et responsabilités.
- Gérer les exceptions sans créer de chaos.
- Maintenir une cohérence entre rôles, décisions, processus, interfaces et documentation.
- Éviter les dérives : cartographie jamais revue, responsabilités fantômes, validations obsolètes, exceptions permanentes.